Als sr. trainer, coach, adviseur bij SBI Formaat krijg ik dikwijls de vraag van de OR, ‘hoe ga je nou handig om met klachten vanuit de achterban?’ Dit is voor mij reden om er toch maar eens een blog aan te wijden!
Omgaan met klachten van medewerkers
Elke OR wil graag iets betekenen voor de achterban. Maar die achterban laat niet zo vaak van zich horen. En als er dan iets komt, springen de meeste ondernemingsraden daar dan ook gretig op in. Met de beste bedoelingen, maar soms met ‘beroerde’ resultaten …. Lees en huiver – en bedenk tegelijkertijd hoe je ervoor zorgt dat dit jullie niet overkomt!
De OR van een grote organisatie krijgt van een aantal mensen van een afdeling een verontwaardigde brief: “De manager van onze afdeling ….. daar is niet mee te werken! Hij snauwt, maakt mensen belachelijk, speelt mensen tegen elkaar uit ….. Kunnen jullie daar als OR nou niet eens wat aan doen?”
De OR heeft al eens eerder iets over die manager gehoord en dat was niet zo positief. Besloten wordt dat een paar OR-leden navraag gaan doen bij de medewerkers van de afdeling. Nou, ze horen het, een stroom aan klachten en ellende.
De OR besluit dat de zaak zwaar genoeg is om deze kwestie op de overlegvergadering aan de orde te stellen. De directie luistert en zegt stappen te zullen ondernemen. De OR zal de volgende vergadering geïnformeerd worden over het resultaat.
Nog voor deze vergadering worden voorzitter en secretaris gevraagd bij de directie te komen. Wat blijkt? De directie heeft de signalen dat er op de betreffende afdeling iets misloopt heel serieus genomen. Het hoofd HRM is naar de medewerkers en de manager van de betreffende afdeling gegaan om te horen wat er aan de hand is. En wat gebeurde er? De medewerkers krabbelden terug, zeiden dat het eigenlijk wel meevalt, dat er overal wel eens iets mis is, dat ze zich een paar weken terug wel hadden opgewonden, maar dat het nu eigenlijk best wel weer aardig gaat en dat de OR hun klachten wel erg zwaar heeft aangezet.
De manager – dat nergens van wist – is woedend, voelt zich in z’n goede naam en eer aangetast en eist excuses van de OR.
O jee, wat nu ….?
Tips om als OR met klachten uit de achterban om te gaan
Het is een uitstekend idee om klachten van mensen uit de achterban serieus te nemen. Dit is echter iets anders dan er blind vanuit gaan dat het wel zo zal zijn als ze vertellen of schrijven. Check of de feiten kloppen!
Het komt vaak voor dat medewerkers verwachten dat de OR wel z’n nek uitsteekt door erover te beginnen. Vraag na wat de medewerkers zelf al gedaan hebben om de situatie bespreekbaar te maken. Kent de manager de bezwaren van z’n medewerkers? Zijn ze er al mee naar HRM geweest? Weet de manager dat achterban een brief naar de OR heeft geschreven?
Als ze zelf nog niets gedaan hebben, stimuleer ze dan eerst om het zelf op te pakken. Weiger om zonder investering van hun kant iets aan de zaak te doen. Een van de taken van de OR is te bevorderen dat werknemers voor zichzelf kunnen opkomen.
Als het kenbaar maken van de bezwaren door de medewerker(s) niets oplevert, kunnen ze alsnog bij de OR komen. Informeer na een paar weken wat ze gedaan hebben en geef ze morele steun.
Het kan zijn dat de medewerkers hun klachten absoluut niet aan de orde durven te stellen. Dit komt soms voor, als er een sfeer van angst en intimidatie is ontstaan. Vraag dan of ze het goed vinden dat de voorzitter (of een ander OR-lid) met het hoofd HRM of directie bespreekt dat er op de afdeling mogelijk iets mis dreigt te gaan, en dat het een goed idee is om er wat extra aandacht aan te geven. Benadruk dat de OR dit alleen wil doen als werknemers naar HRM of directie hun klachten overeind houden en niet terugkrabbelen! Dat is voor niemand een goed idee: De OR staat in z’n hemd, verliest aan geloofwaardigheid. De medewerkers verliezen aan geloofwaardigheid, de manager zal – terecht – boos zijn. Ook hier zullen medewerkers dus risico moeten willen lopen!
Pas als blijkt dat de medewerkers wel degelijk hun bezwaren naar voren hebben gebracht en er gebeurt niets mee (vraag dit goed na, zowel bij de medewerkers als bij HRM!), dan kan de OR besluiten om er in formele zin iets mee te doen.
Pas als blijkt dat de medewerkers wel degelijk hun bezwaren naar voren hebben gebracht en er gebeurt niets mee (vraag dit goed na, zowel bij de medewerkers als bij HRM en management!), dan kan de OR besluiten om er in formele zin iets mee te doen.
En dan is het een kwestie van zorgvuldig afwegen wat je precies aan de orde stelt. Het functioneren van een medewerker (in dit geval een leidinggevende) bespreken in een openbare vergadering, met notulen, is vaak niet de beste weg. Kijk of je ook nu buiten de overlegvergadering om tot een oplossing kunt komen.
Breng zo’n kwestie pas in de overlegvergadering als overduidelijk is dat de wijze van optreden van deze man of vrouw echt niet langer getolereerd kan worden en dat er vanaf de kant van het bedrijf te weinig aan gebeurt.
Waarschijnlijk is het in de meeste gevallen een goed idee om met de directie te bespreken hoe er in de organisatie omgegaan wordt met klachten van medewerkers. Met deze kwestie als voorbeeld. Misschien een goed aangrijpingspunt voor een formele klachtenregeling, als die er niet is? Maak de kwestie los van individuele medewerkers en probeer er beleidsmatig iets aan te doen. Het doel van de OR wordt dan: Als OR willen wij dat klachten van medewerkers door de organisatie serieus behandeld worden en dat daar een goede regeling voor komt.
Neem gerust contact met me op voor meer informatie…